yazılım geyiklemeleri

Onlarca başarısız olan, yanlış kullanılan, amacı sapan bir konunun gereği nedeniyle uzun bir yazı olacak, baştan uyarayım.

Diyelimki bir şirketiniz var ve diyelimki şirketinizdeki işler yavaş ilerliyor.

Mesela personeliniz 1 ay içinde izin alabiliyor veya 2 ay sonra yaptığı masrafların karşılığını geri alabiliyorlar ve bu yüzden size çok kızgınlar.

Mesela müşterileriniz var ve bu müşterilerinizin sizden istediği bir iş 1 ay içinde yapılabiliyor. Sadece bu yüzden tüm gün müşterilerden size sadece küfretmedikleri kalan telefonlar alıyorsunuz.

İş akışı konu olduğunda bu tür örnekler çoğalır gider. Yavaş ilerleyen bir işi hızlandırmanın yolu o işi insanlardan alıp makinelere vermek iyi bir fikir olabilir. Hatta şirketinizdeki kimse doldurduğu formu kime onaylatması gerektiğini bilmesine de gerek kalmaz.

Mesela masraf listesi gibi bir iş akışını elektronik hale getirip insanların yaptığı masrafları bir forma yazması sonrada yöneticiye gelen bir mail akabinde muhasebecinin önüne şu kadar para ödenecek diye bir mail daha gelmesi fantastik olabilir.

Ama Türkiye'de (-ki buna diğer bir çok ülkeyide dahil edebiliriz) işler böyle değildir Örnek; masrafın Ödenmesi için yöneticinin masraf listesi üstünde imzası gerekir. Sadece bu yüzden masraf listesinin print edilmiş bir kopyasını da ayrıca insanların önünde dolaştırmak gerekecektir.

Islak İmzadan Vazgeçin

Islak imzadan vazgeçemiyorsanız, dijital imzayı deneyin. Olmuyorsa elektronik iş akışı yapmaktan vazgeçin.

Çünkü kullanıcılarınız bu işi basit bir excel dosyasına girerek de yapabilirler, üstüne maillerle dolaşan bir iş akışı sistemi ile de uğraşmamak yüzünden onları daha fazla kızdırmamış olursunuz. Hatta projeyi yapacak şirkete de tonla para vermekten kurtulursunuz.

Formlarınızı basit tutun.

İş akışı sürekli olarak kullanmak istiyorsanız kullanıcılarınızı mutlu etmeniz gereklidir, bu yüzden de formu dolduracak kişileri gereksiz ayrıntılara boğmayın. Aksi halde dirençle karşılaşabilirsiniz.

Formu dolduracak kişiler ister kendi personeliniz olsun isterse müşteriniz, geliştireceğiniz form üstünde çok fazla veri girilecek kutular koymayın. Örnek; sarışın sekreteriniz çalıştığı departmanın ne olduğuna karar veremeyebilir. Kullandığınız bir HR ( insan kaynakları ) benzeri veritabanı var ise form'unuzu kesinlikle bu veritabanı ile entegre edin. ( Hayır! active directory veya ldap kullanamazsınız, iş akışı gereksinimlerini bunlar karşılamaz. )

Artık ister kağıt, ister elektronik olsun insanlar heryerde form dolduruyor ve aynı ev adresini 2.500 adet farklı forma girmekten sıkılıyorlar. Bunaldım Sk. Sıkıldım Apt. Darhane/Sanane. diyerek geçiştiriyorlar, sizin elinize de hiçbişey geçmemiş oluyor.

Formunuzu kullandığınız iş akışı destekliyor ise office içinden çıkan InfoPath desteklemiyorsa html ile bir webtasarımcısına danışarak tasarlayın. Mutlaka formun bir köşesine logonuzu ve sarışın sekreterinizi mutlu edecek turuncu veya mor renkte resimli açıklamalar koyun.

Tüm formlarınızı aynı tema üzerine kurun, kolay ayırt edilebilmeleri için her formun ana rengini farklı yapmak iyi bir fikir olabilir.

Formunuzun üzerine iş akışı sisteminizin verdiği artan numarayı koymak daha sonra formu bir yere kaydettiğinizde veya yazıcı çıktısı aldığınızda size yardım edebilir. Yazıcı çıktısı konusunda muhasebeciniz çok ısrarcı olacaktır, hazırlıklı olun (malesef Türkiye kanunları bu konuda böyle diyor).

İş akışı üzerindeki her adımda farklı formu kullanmaya çalışın, muhasebeciye gösterilmesi gereken bir alanı yöneticiye ait ekranda göstermeyin. Borsa ekranlarından sıkılıp arada bir gelen maillere bakan yöneticinizin kafasını karıştırmamak için çnemli gördüğünüz yerlerde alanların yanına ipucu yerleştirin. Asla kullanıcıya message box'lar ile bir şey sormayın, çünkü okumadan cevaplayacaklardır.

ISO benzeri saçma standartlarla ilgileniyorsanız, formlarınızı iş akışının sonunda doküman haline getirip iş akışı dışında başka bir yere kaydedin. ( döküman yönetimi kullanmıyor musunuz ? )

Asla ama asla formun üzerine kendi istatistikleriniz için minik anketler yerleştirmeyin. Bu tür anketlerin yeri portalınızdır.

Süreç tanımlarınızı basit tutun.

İş akışı projesi yapan bir çok firma projenin maliyetini yapacakları süreçlerin ne kadar süreceği üzerinden çıkarır. Ne kadar büyük bir şirketiniz olduğunu biliyorum ama sadece fantazilerinizi karşılamak için 6 ay boyunca proje yapan firmaya fazla para vermek istiyorsanız paranızın bir kısmını da hayır kurumlarına bağışlayabilirsiniz.

Projeyi yapacak firma ile anlaşmış olsanız bile karışık süreç tanımları, iş bittikten sonra bile başınıza bela olabilir. Süreciniz ne kadar karışık ise o kadar hata oranı yükselir ve sonunda kaybolan iş akışları, hata veren formlar gibi kabuslarla uyanırsınız. Dahası kullanıcılarınız hata veren iş akışları yerine kağıt formları daha çok sever, çünkü onlar sessizdir.

Bu yüzden iş akışı içerisindeki süreçleri parçalara bölmeyi deneyin. Kullandığınız iş akışı sistemi destekliyor ise alt iş akışlarını kullanın.

Süreç tasarımında projeyi yapan firma ile birlikte çalışın aksi halde iş bittiğinde süreçde virgül değişikliği yapamazsınız, ve diğer firma bunu size ücretsiz yapmaz.

Grafiksel dizayn araçlarına kanmayın.

Geliştireceğiniz iş akışı 6 yaşındaki bir kız çocuğunun anlayabileceği kadar basit olsa bile, grafik destekli tasarım araçlarına kanmayın. Sadece bu araçları kullanarak hiç bişey tasarlayamazsınız, alacağınız iş akışı mutlaka programlama desteği sunmalıdır.

İş akışı aracına karar vermeden önce mutlaka projeyi yapacak firmadan iş akışının demo bir tasarımını isteyin, demo yapılırken eksik kalan noktaların nasıl yapılacağını sorun.

Türkçe iş akışı sistemi kullanın.

Formlarınızı ne kadar güzel bir Türkçe ile yaparsanız yapın, iş akışı sisteminiz ingilizce çalışıyor ise sarışın sekreteriniz basit bir kaç işlem dışında o sistemi kullanamıyor olacaktır. Dahası yeni aldığınız personele eğitim vermek zorunda kalırsınız.

Mail yerine mesajlaşma uygulamalarını kullanın.

İş akışı sisteminin gönderdiği uyarıları mail yerine kullanıyorsanız mesaj sistemi ile gönderin. Mesaj sisteminden kastım ICQ, MSN gibi chat uygulamalarıdır. Bu tür uygulamalar hem anında iletişim sağlar hemde mail sunucunuz müşterinizden gelecek sipariş maili yerine yüzbinlerce anlamsız mail'i göndermek ile uğraşmaz. Bunun yanında kullanıcılarınız bir süre sonra aralarındaki flörtleri mail yerine mesajlaşma ile yapacaklardır.

Rapor Alın.

Şirketinizde iş akışı kullanma kararınızın asıl nedenini asla unutmayın, iş akışı işlerinizi hızlandırmak içindir, prokole uymak için değil. Bu yüzden belirli aralıklarla sistemin ürettiği kayıtlar üzerinden rapor alın.

Muhtemelen iş akışı sistemi içerisinde gelen raporlar "adınıza X tane iş var" sınıfından öteye gitmeyeceği için her sürecinizin sonuna iş akışı verisini kendinize özel bir veritabanına çıkartın. Raporlarınızı bu veritabanı üzerinden alın.

Süreci tanımlarken adımlar üzerine tahmini olarak maliyetini yazın. Bu bilgi raporlarda, tasarladığınız masraf formu ile personelinizin ne kadar ek maliyet getirdiğini verecektir. Veya yöneticinizin ne sıklıkta borsa ekranından gözünü ayırdığını.

İş akışı sisteminizi bitirdikten sonra raporlara bakarak belirli aralıklarda süreçlerinizi yeniden tasarlayın. Unutmayın, amacınız işleri hızlandırmak ve maliyetlerinizi azaltmak, çok cici iş akışı sistemimiz var demek değil.